Ochrana osobních údajů

Ochrana osobních údajů

ZLATÁ LÍPA – podnikatelský klub

INFORMAČNÍ MEMORANDUM O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen "GDPR") a souvisejících právních předpisů (dále jen "Informační memorandum").

Kdo jsme a jak nás můžete kontaktovat?

Jsme podnikatelský klub, členská platforma a komunitní projekt provozovaný společností Regiolar s.r.o. – pořadatel odborných a komunitních akcí pro podnikatele.

Oficiální údaje správce:

Regiolar s.r.o.

Sídlo: Jurkovičova 1040/3, 149 00 Praha 4

IČO: 19764782

Spisová značka: C 391222 vedená u Městského soudu v Praze

(dále jen "Správce" nebo "klub ZLATÁ LÍPA") je správcem Vašich osobních údajů.

To znamená, že určuje účel a prostředky jejich zpracování, provádí zpracování osobních údajů a odpovídá za ně.

V některých případech může klub ZLATÁ LÍPA působit i jako zpracovatel osobních údajů, tj. zpracovávat údaje pro účely určené jiným správcem (např. při spolupráci s partnery nebo organizátory společných akcí).

Více informací o naší činnosti, členství a plánovaných akcích naleznete na webových stránkách www.zlata-lipa.cz.

Pokud v tomto informačním memorandu ani na našem webu nenajdete odpověď na své dotazy nebo budete chtít některé informace vysvětlit podrobněji, můžete nás kontaktovat:

E-mailem: zlata-lipa@email.cz

Poštou: Jurkovičova 1040/3, 149 00 Praha 4

Jakým způsobem zpracováváme Vaše osobní údaje a jak jsou zabezpečeny

Ochrana osobních údajů a soukromí našich členů je pro nás prioritou. Při zpracování osobních údajů postupujeme tak, aby byly vždy bezpečně uloženy a chráněny před zneužitím.

Zpracování probíhá manuálně i automatizovaně v našich informačních systémech a systémech našich smluvních zpracovatelů, například poskytovatelů IT a e-mailových služeb. Přístup k osobním údajům mají pouze oprávněné osoby, které byly poučeny o povinnosti mlčenlivosti.

Se zpracovateli máme uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů, které zaručují odpovídající úroveň zabezpečení podle GDPR. Osobní údaje zpracováváme převážně na území České republiky a Evropské unie; pokud dochází k předání mimo EU, je zajištěno prostřednictvím standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí.

Jaké osobní údaje zpracováváme?

1. Identifikační a kontaktní údaje: jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo, případně název firmy nebo profese, odvětví činnosti, odkaz na profil na sociálních sítích, jazyková preference, členství v klubu ZLATÁ LÍPA, historie účasti na akcích a událostech pořádaných klubem ZLATÁ LÍPA
2. Údaje související s komunikací: obsah e-mailové nebo jiné elektronické komunikace s klubem ZLATÁ LÍPA, odpovědi na dotazníky a přihlášky prostřednictvím formulářů (např. Google Forms), údaje o zaslaných a otevřených newsletterech a případně o souhlasu se zasíláním obchodních sdělení
3. Údaje o používání webových stránek: IP adresa, cookies, údaje o aktivitě na webu, technické parametry zařízení a prohlížeče, záznam data a času přístupu a interakce s webovými formuláři
4. Údaje z foto a video záznamů: obrazové záznamy pořízené v rámci akcí a událostí klubu ZLATÁ LÍPA za účelem dokumentace a PR prezentace klubu, v rozsahu, v jakém je to nezbytné pro uvedené účely
5. Údaje o partnerech a spolupráci: kontaktní údaje osob zastupujících partnerské subjekty, základní informace o spolupráci a o využívání partnerských slev nebo benefitů v rámci členství v klubu ZLATÁ LÍPA

Jak získáváme Vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje získáváme především přímo od Vás, a to při vyplnění přihlášky do klubu ZLATÁ LÍPA, registraci na akce, komunikaci prostřednictvím e-mailu nebo jiných elektronických kanálů a při osobní účasti na našich setkáních.

Dále mohou být osobní údaje získány z partnerských spoluprací, například při ověřování platnosti členství nebo poskytování členských výhod, a z provozu našich webových stránek prostřednictvím nástrojů jako Google Forms nebo Google Analytics.

Veřejně dostupné údaje využíváme pouze v nezbytném rozsahu a v souladu s právními předpisy.

Pro jaké účely zpracováváme Vaše osobní údaje

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel a po dobu, která je nutná pro jeho splnění. Po naplnění původního účelu můžeme osobní údaje uchovávat po dobu stanovenou právními předpisy nebo po dobu trvání našeho oprávněného zájmu, například k ochraně našich právních nároků.

Vaše osobní údaje zpracováváme pro tyto účely:

a) Zajištění členství v klubu ZLATÁ LÍPA, vedení členské evidence, komunikace se členy, zpracování přihlášek a registrací na akce

b) Plnění právních povinností vyplývajících z právních předpisů České republiky, zejména v oblasti účetnictví a daní, pokud je to relevantní

c) Ochrana našich oprávněných zájmů, zejména bezpečnost a řádný průběh akcí, ochrana práv a majetku a případné uplatňování nebo obhajoba právních nároků

d) Prezentace a propagace činnosti klubu ZLATÁ LÍPA, včetně zasílání informací o akcích a novinkách členům, a zpracování fotografií a videozáznamů z akcí pro PR a komunitní účely

e) Účely, k nimž jste nám udělili souhlas, například zasílání marketingových sdělení nebo sdílení kontaktů v rámci partnerských spoluprací.

A) JEDNÁNÍ O ČLENSTVÍ A JEHO PLNĚNÍ

BC Club zpracovává Vaše osobní údaje pro účely související s přihláškou, vedením a plněním členství v klubu, včetně registrace na akce, komunikace s členy a správy členské evidence. Poskytnutí těchto osobních údajů je nezbytné pro vznik a trvání členství v klubu ZLATÁ LÍPA.

Právní základ pro zpracování (právní titul):

Osobní údaje zpracováváme na základě právního titulu plnění smlouvy (GDPR), jejíž smluvní stranou je člen klubu ZLATÁ LÍPA, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na jeho žádost (například vyplnění přihlášky do klubu).

Kategorie osobních údajů:

Pro tento účel zpracováváme identifikační a kontaktní údaje (jméno, příjmení, e-mail, telefon), údaje o členství a účasti na akcích, a případně údaje o preferencích nebo oboru podnikání uvedené při registraci.

Příjemci osobních údajů:

Pro uvedené účely využíváme poskytovatele IT a komunikačních služeb, kteří zpracovávají údaje na základě smlouvy o zpracování osobních údajů.

Doba zpracování:

Osobní údaje zpracováváme po dobu trvání členství a nejdéle 1 rok po jeho ukončení, pokud není zákonem stanovena delší doba uchování.

B) PLNĚNÍ NAŠICH PRÁVNÍCH POVINNOSTÍ

Klub ZLATÁ LÍPA zpracovává osobní údaje také pro účely splnění povinností stanovených právními předpisy České republiky a Evropské unie, zejména v oblasti účetnictví, daní a ochrany osobních údajů. Poskytnutí těchto údajů je v některých případech zákonným požadavkem.

Právní základ pro zpracování (právní titul):

Osobní údaje zpracováváme na základě právního titulu splnění právní povinnosti podle GDPR.

Kategorie osobních údajů:

Identifikační a kontaktní údaje členů a partnerů, údaje o platbách a účetních dokladech, pokud je zpracování těchto údajů vyžadováno právními předpisy.

Příjemci osobních údajů:

V nezbytném rozsahu mohou být údaje poskytnuty orgánům veřejné moci nebo jiným subjektům oprávněným podle zákona, například správci daně či účetním zpracovatelům.

Doba zpracování:

Osobní údaje zpracováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, nejdéle však 10 let od ukončení členství nebo uskutečnění transakce.

C) MARKETING A PODPORA ČINNOSTI klubu ZLATÁ LÍPA

Abychom mohli členům a zájemcům poskytovat aktuální informace o činnosti klubu ZLATÁ LÍPA, plánovaných akcích, novinkách a partnerských spolupracích, zpracováváme osobní údaje také pro marketingové a propagační účely.

Právní základ pro zpracování (právní titul):

Zpracování probíhá na základě oprávněného GDPR v rámci komunikace klubu ZLATÁ LÍPA se stávajícími členy a účastníky akcí, nebo na základě souhlasu GDPR v případech, kdy jsou zasílána marketingová sdělení osobám, které nejsou členy klubu, nebo jsou využívány fotografie a videozáznamy pro PR účely.

Kategorie osobních údajů:

Identifikační a kontaktní údaje (jméno, e-mail, telefon) a údaje o účasti na akcích nebo zájmu o členství. Na základě souhlasu lze dále zpracovávat obrazové záznamy z akcí nebo údaje o preferencích, pokud je subjekt údajů dobrovolně poskytne.

Příjemci osobních údajů:

Pro tyto účely využíváme poskytovatele IT a marketingových služeb, například e-mailové platformy nebo správce webových stránek. Údaje nejsou poskytovány třetím osobám, s výjimkou partnerů klubu, a to pouze na základě uděleného souhlasu a v nezbytném rozsahu.

Doba zpracování:

Osobní údaje zpracováváme po dobu trvání členství nebo do odvolání souhlasu, nejdéle však 1 rok od ukončení členství. U obrazových záznamů z akcí uchováváme data po dobu nejvýše 3 let nebo do uplatnění námitky proti jejich zpracování.

D) VNITŘNÍ ADMINISTRATIVNÍ ÚČELY

Osobní údaje zpracováváme také pro naše vnitřní administrativní a organizační účely, zejména pro správu členské databáze, evidenci účasti na akcích, vyhodnocování činnosti klubu a optimalizaci interních procesů.

Právní základ pro zpracování (právní titul):

Zpracování probíhá na základě oprávněného zájmu klubu ZLATÁ LÍPA podle GDPR, kterým je zajištění řádného fungování interní správy a efektivní organizace klubových aktivit.

Kategorie osobních údajů:

Identifikační a kontaktní údaje, údaje o členství a účasti na akcích, údaje o komunikaci s členy.

Příjemci osobních údajů:

Pro uvedené účely využíváme poskytovatele IT a administrativních služeb, kteří zpracovávají osobní údaje na základě smlouvy o zpracování.

Doba zpracování:

Osobní údaje zpracováváme po dobu trvání členství a nejdéle 1 rok po jeho ukončení, případně po dobu nezbytnou k vyhodnocení činnosti za příslušné období.

E) ÚČELY STANOVENÉ VE VÁMI UDĚLENÉM SOUHLASU SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat také na základě Vámi uděleného souhlasu, zejména pro účely zasílání newsletterů, informací o akcích a novinkách klubu ZLATÁ LÍPA, spolupráce s partnery a použití fotografií nebo videozáznamů z akcí pro propagační účely.

Souhlas je dobrovolný a můžete jej kdykoli odvolat bez jakýchkoli negativních důsledků pro Vaše členství či účast v klubu.

Osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu uchováváme do jeho odvolání nebo nejdéle po dobu 3 let od jeho udělení.

Jaká jsou Vaše práva

Zpracování osobních údajů probíhá transparentně a v souladu s GDPR. Máte tato práva:

-Právo na přístup – získat potvrzení, zda klub ZLATÁ LÍPA Vaše osobní údaje zpracovává, a kopii těchto údajů.

-Právo na opravu – požádat o opravu nebo doplnění nepřesných údajů.

-Právo na výmaz ("být zapomenut") – požádat o odstranění osobních údajů, pokud již nejsou potřebné nebo jste odvolali souhlas.

-Právo na omezení zpracování – požadovat, aby bylo zpracování dočasně pozastaveno.

-Právo na přenositelnost údajů – získat své údaje v běžně používaném elektronickém formátu.

-Právo vznést námitku – proti zpracování prováděnému na základě oprávněného zájmu nebo pro účely marketingu.

Klub ZLATÁ LÍPA nepoužívá automatizované rozhodování ani profilování, které by pro Vás mělo právní účinky nebo se Vás jinak významně dotýkalo.

Závěrečná ustanovení

Další informace související s druhy činností a aktivitami klubu ZLATÁ LÍPA najdete na www.zlata-lipa.cz. Můžete nás také kontaktovat na našich výše uvedených kontaktních údajích.

Děkujeme, že jste součástí komunity klubu ZLATÁ LÍPA a důvěřujete nám při ochraně Vašich osobních údajů.